 |
||
Produkter & Tjenester |
||||
| Fakturahotell Fakturahotell Begrepet fakturahotell ble tatt i bruk lenge før lanseringen av eFaktura til privatkunder i år 2000. Fakturahotell er betegnelsen på det nettstedet hvor fakturaene ligger lagret, gjøres tilgjengelig og presenteres i digital form. Fakturaen kan gjøres tilgjengelig i nettbank, på e-post, ftp, sms, apps eller MinSide som html, pdf, tif, tekst eller datafiler. På lik linje med den ordinære hotellbransjen er det flere alternativer å velge mellom - alt fra enkle overnattingssteder til hoteller i særklasse! Å velge riktig kan være utfordrende av flere grunner. Hvilket fakturahotell passer for bedriften, kundene og hvordan kommer utviklingen til å bli de neste årene? Hvilke alternativer finnes og hvordan kan man måle de ulike fakturahotellene mot hverandre? – Her er noen ting som kan være verdt å tenke gjennom… Fakturafiler og formater  Så lenge
fakturafilene inneholder alle dataene, er selve formatet fakturafilene leveres
på, uten betydning i Emetros fakturahotell. Unntaket fra denne regelen er
fakturasystemer som lager rene bildefiler som det ikke lar seg gjøre å hente
data fra. Det man imidlertid skal være oppmerksom på når det gjelder
fakturafiler, er innholdet. En faktura har ingen felles standard, her er det
mange variasjoner. Det kan være ”enkel” faktura, faktura med vedlegg,
samlefaktura, faktura med flere ordre eller spesiell faktura for bestemte kunder
osv.
Påmelding og splitt av fakturafiler Mange fakturasystemer er tilrettelagt for eFaktura med en egen ”modul” som gjør det mulig å merke kunden for eFaktura slik at faktura til disse kundene splittes ut som egne fakturafiler. Du får altså 1 fil til print og 1 fil til eFaktura. Hvilke kunder som har meldt seg på i nettbank, og som skal merkes for eFaktura i fakturasystemet, sendes til deg i egne filer som skal leses av eFaktura modulen. Det kreves daglig administrasjon knyttet til import og generering av svarfiler tilbake til nettbank. Dersom du har både privat- og bedriftskunder må du være oppmerksom på at eFaktura til privat- og bedriftskunden ikke skal sendes til samme sted, slik at du trenger en splitt på 3 i stedet for 2. Moduler eller tilleggsapplikasjoner i fakturasystemet er ikke et ”must” i forhold til vårt fakturahotell som også kan utføre de samme oppgavene. Fakturahotellet kan administrere påmeldinger og splitte fakturafiler til flere kanaler, samt printe eller videresende papirfaktura til din print partner. eFaktura-referanse B2C og partsID B2B Det er verdt å merke seg at i en standard rutine for påmeldingshåndtering av eFaktura forutsettes det at 1 kunde = 1 kundenummer = 1 eFaktura-referanse eller partsID. Er det slik at et kundenummer består av flere underliggende ”enheter” som f. eks avdelinger, løpenummer eller abonnementsnummer, vil det gi føringer for hvordan en påmelding kan håndteres for ikke å generere feil eller merarbeid. Vårt fakturahotell har alternativer for påmeldingshåndteringen som løser disse problemstillingene. Factoring Dersom bedriften benytter factoring eller tror det kan bli aktuelt en gang i fremtiden, dukker det opp et nytt hensyn man må ta med i betraktningen. I forhold til privatkunden og eFaktura i nettbank er det kontonummeret på fakturaen som angir hvem som er avsenderen av fakturaen. Dersom det benyttes factoring er avsender og fordringshaver ikke lenger sammenfallende. Samtidig bruker gjerne factoringselskapet et felles kontonummer for flere avsendere og dette får konsekvenser for både påmeldinger og eFaktura referansen. I vårt fakturahotell har vi erfaring med disse utfordringene som så absolutt lar seg løse. Kreditnota Sender du en kreditnota til en privatkunde som har eFaktura vil den bli avvist fordi nettbank ikke håndterer ”omvendte” transaksjoner. Det betyr at du enten må plukke ut og sende kreditnotaene på papir eller erstatte betalingsinformasjonen (giro-delen) til nettbank med 0 i beløp å betale. I vårt fakturahotell utføres denne konverteringen automatisk slik at du ikke trenger å behandle kreditnotaer separat. Denne konverteringen gjør at selve kreditnota har riktig beløp med et tilgodehavende til kunden, mens nettbanken viser 0 i beløp å betale. Offentlige krav For noen bransjer har offentlige myndigheter eller organer satt krav og restriksjoner i forhold til fakturainnhold eller oppbevaring og lagringstid av dataene. Noen typiske eksempler er reguleringer fra NVE til kraftselskapene eller datatilsynet til teleoperatørene. I vårt fakturahotell har vi ulike løsninger for bransjer som er underlagt spesielle krav eller restriksjoner. I tillegg legger regnskapsloven noen viktige føringer som skal oppfylles når faktura formidles elektronisk. Her skal man være spesielt oppmerksom på kravet til sporbarhet og ”originalitet” i forhold til faktura som sendes elektronisk mellom bedrifter. Dette har fått spesiell oppmerksomhet i vårt fakturahotell. Sikkerhet Sikkerhet knyttet til løsninger på nett er viktig og det er flere feller man kan gå i. For det første skal fakturaen mottas av riktig person eller bedrift, for det andre er det bare riktig mottager som skal ha tilgang til fakturaen og for det tredje skal den bare sendes en gang, samt være tilgjengelig så å si hele tiden. Dette er elementært, men teorien stemmer ikke alltid med virkeligheten. I vårt fakturahotell er det lagt inn flere kontrollpunkter som tar høyde for langt mer enn den obligatoriske sikkerheten som ligger i nettbank. Det vil ikke være mulig å sende samme faktura 2 ganger, hver enkelt mottager har sin egen ID som gir streng adgangskontroll og det er i tillegg full redundans med 2 geografiske adskilte lokasjoner som gir ekstremt gode oppetider. Kundedialog I det øyeblikket kunden er i ferd med å betale fakturaen, er også kundens oppmerksomhet rettet mot bedriften. Dette er et gyllent øyeblikk for konstruktiv og lojalitetsbyggende kommunikasjon. Med eFaktura åpnes mulighetene for en rimelig og effektiv kundedialog. Et integrert verktøy for å designe fakturalayout med ulikt utseende og innhold, selektere og flette inn informasjonsbilder eller tekster, sende vedlegg til spesielle kunder eller grupper er standard funksjoner i vårt fakturahotell. Fakturahotellet har også videreført konseptet slik at det samtidig kan benyttes for faktura som sendes ut i papirform. Kostnad Man skulle tro at enkle eller standardiserte løsninger kommer best ut rent kostnadsmessig, men det er ikke helt sånn innenfor denne ”hotellbransjen”. Her vil du finne variasjoner som ikke har sammenheng med pris og leveranse. Det er måten teknologi, utnyttelse og fleksibilitet er satt sammen på som er avgjørende. Det finnes ingen raske enkle svar på hva som er det optimale valget, men vi har lang erfaring som vi gjerne deler med deg. Sett av en time til et uforpliktende møte, ring oss på 452 33 222 eller send spørsmål til post@emetro.no Det koster ingen ting å spørre! |
||||